簡単な文書電子化とデータ復旧~新しいソリューション~

printing

業務改善に関して

電子化によるメリット

製造業の設計図面、技術報告書といった文書が社内には、ファイリングされていたり、個人保管されるケースも少なくありません。こういった紙で保管されている文書を電子化する事で、社内の効率化が実現されます。文書を電子化する事で、場所等のスペースの削減ににもなります。また、電子化された文書を共有サーバー等に保管する事で技術情報の共有・展開に繋がります。また、電子化された文書は、文書単位でユーザ毎にアクセス権(読み取り可、読み取り不可等)を付与できるので、顧客情報や機密情報の保管にも適しています。このように、電子化システムによって、情報の公開/展開と情報セキュリティの徹底といった2つの要素を兼ね備えているのが特徴です。

文書の効率的な利用方法

文書電子化システムでは、優れた検索機能を持つシステムが多いのも特徴です。文書の管理番号、キーワード検索による全文検索機能といった検索機能があります。このように、文書電子化システムでは、サーバー、ネットワークに負荷をかけずに利用できるのが大きな特徴です。ユーザの検索時間を短縮する事で、業務の効率化が実現できます。また、スマートフォン、タブレット等のスマートデバイスからの閲覧等も可能です。この機能により、外部の企業との打ち合わせにおいて、設計図面を参考にしながら打ち合わせを行う事も可能です。外部システムとの連携機能を備える製品もあります。グループウェア等の他のシステムとの連携により、文書電子化システムが更に効率的に利用できます。